من طرف هل أنت فى حاجة لأن تكون أكثر تنظيما / أكثر إنتاجية؟ هل تمضى المزيد من الوقت فى حالة من الفوضى ثم تتساءل عن الأسباب التى أدت إلى مضيعة الوقت دون إنجاز؟
إن الوقت فى عالم الأعمال يعنى المزيد من المال ، لذا فمن الحكمة لأصحاب الأعمال والموظفين على السواء تعلم مهارات إدارة الوقت ليتأتى لهم تحقيق الأهداف فى ضؤ الوقت المتاح.
أولى الخطوات على طرق إدارة الوقت هو إدراك عدم وجود وقت كافى لعمل كل شئ فى الحياة ؛ لذا فمن الضرورى التركيز على الأشياء الأكثر أهمية ،إذا فعلت ذلك فى كل من عملك وحياتك الشخصية ، فإنك ستنجز أكثر بحسن إدارة الوقت وإليك عدد من النصائح التى تمكنك من إدارة وقتك بفعالية:
ركز
صفى ذهنك وحاول الهدوء والتركيز فيما تقوم به متجاهلا أى شئ آخر، فالتوتر الزائد يجعل مهمتك تبدو أصعب مما هى عليه. يمكنك التحكم فى صفائك الذهنى بحيث لا تجعل الضغوط الخارجية تؤثرعليك. تفهم جيداً ما يجب عليك فعله وقم به فى هدوء وراحة وثقة.
حاول دائماً أن تتفوق على نفسك . ركز تفكيرك لإيجاد وسيلة أكثر كفاءة لأداء نفس المهمة المكلف بها. وبتحويلها للعبة ، فإنك تحول حتى أكثر المهام بساطه لإثارة ومرح.
فكر
تعامل مع مكان عملك كموقع للإنتاج ،وهيئ ذهنك للتفكير فى مكتبك كمكان لإنجازالمهام ، فكر باستمرار بهذه الطريقة ، وستجد نفسك أكثر إنتاجا كلما تواجدت هناك، واعمل على تخصيص مكان آخر للأعمال والأحداث والأنشطة الأقل أهمية. وأجعل مكان عملك حصريا للأنشطة الأكثر أهمية.
استخدم التقنية الحديثة فى تسجيل أفكارك.
سجل أفكارك
إن تسجيل الأفكار من الأدوات الفعالة لتنظيم الوقت ،فى إمكانك الاستعانة بمسجل ، أو احد برامج الصوت فى الكمبيوتر،أو من خلال تحرير الكلمات إلى صيغة ملائمة فهذه طريقة سهلة للتعبير عن أفكارك ، دون عناء محاولة الكتابة المنمقة. الكتابة لكثير من الناس عمل مضجر ، ولكن التحدث أسهل طالما أنه ليس أمام جمهور، وغالبا تكون الكتابة أكثر فاعلية إذا كانت بغرض الاتصال بين شخصين.
ابتعد عن المقاطعات
عندما تؤدى عملك ، فإن آخر ما تحتاجه هى التدخلات الغير ضرورية. يحدث أكبر إنجاز عند ازدياد حماسك واندماجك بالعمل كلما اقتربت نحو النتيجة الناجحة، فالمقاطعات يمكن أن تعيقك عن العمل ؛لذا لا تدعها تحدث.
استخدم وسائل عدم الإزعاج مثل وضع بعض العلامات على الباب أو من خلا ل علامات البريد الصوتى ؛وإن كنت مضطرا ابحث عن مكان بعيد للعمل حيث لا يجدك الآخرون ،أو غير أوقاتك لتكون فى قمة نشاطك حيث لا يكون وقت الذروة عند الآخرين.
ترفع عن الصغائر
تعلم أن تتجاهل المهام التى لا تؤدى لنتائج . فما أسهل أن تشغل نفسك بعمل أقل أهمية. إن كانت الخطوة غير هامة اليوم ، فلا تضيع وقتك بها ، كلما ابتعدت عن المهام الأقل إنتاجا، كلما كنت منتجا.
ضع مواعيد نهائية
فى إمكانك أن تضع مواعيد يومية سواء قبلتها أم لا ، فالمواعيد النهائية تزيد من معدل الإنتاج،وكلما اقتربنا من الموعد النهائى لإتمام العمل ، كلما بذلنا ما فى وسعنا لإنهائه، ضع سلسلة من المواعيد النهائية شهريا وأسبوعيا ويوميا،فكلما اقترب الموعد النهائى كلما بدأ العمل الحقيقى؛ فالمواعيد النهائية تعمل كقوة دفع هامة لزيادة إنتاجك.
اصنع قائمة بأولوياتك وكن مرنا عند التنفيذ.
أكتب قائمة مهامك
أكتب قائمة مهامك على صفحة واحدة كبيرة دون الاهتمام بالتسلسل المناسب ثم قم بتحليل 3 مجموعات مختلفة من المهام ( أ ، ب ، ج ) باستخدام أقلام التعليم الملونة. بمجرد تقسيمهم ، يمكنك إعادة ترتيبهم بالتسلسل الصحيح بسهولة فى مخططك اليومى، وبهذه الطريقة ستتعرف فى بداية العمل كل يوم على المهام الصعبة التى ستواجهك.
استفد من التكنولوجيا
أنشئ سجلات إلكترونية لواجباتك ومسئولياتك. إذا اعتمدت بشكل خاص على الكمبيوتر للتسجيل باستمرار ، فإنك عاجلاً أم أجلاً ستنهى حالة الإحباط التى يمكن أن تحطم كل شئ . وقد ينجح استعمال الكمبيوتر أو يفشل،وإذا كان كل ما تملكه مسجل فقط على الحاسوب دون امتلاك مرجع مكتوب عندها قد تواجه الإحباط الحقيقى؛ فاحرص على عمل مسودات على الورق لتكون مرجعا لك عند ضياع أى معلومات إلكترونية.
احتفظ بخطتك
الاحتفاظ بسجل مرئى لتقدمك فى إنجاز مشروعك يمكن أن يدفعك لإنجاز أكبر. استخدم خطتك كقائمة مراجعة واشطب كل مهمة يتم إنجازها. مما يساعدك على الاستمرار ويبقيك متحفزاً ويعطيك برهان مرئى لإنجازك.
كن مرنا
ليس من الضرورى البدء بتنفيذ أول نقطة فى خطتك. أحيانا يكون من الأفضل البدء بأى نقطة فى المشروع. محاولة التمسك بالبداية تطبيقا لما تعلمته ، قد يكون ذو نتيجة عكسية . فإن كانت البداية صعبة ، ابتعد عنها وانتقل مباشرة إلى ما يمكنك القيام به. اختر المهمة الأسهل ، وقم بها أولا . وبعدها يصبح إنجاز المهام التالية أسهل.
راقب نفسك
كن رقيباً على نفسك فى الأيام التى تحاول فيها التخلص من النقاط الهامة ، أحكم نفسك وعدل منهجك.إن أسهل وسيلة لتطويرالحافز الذاتى هى أن تحتفظ برؤية واضحة لهدفك طوال الوقت؛ فالهدف هو سبب فعل ما تفعله الآن.
إن الوقت فى عالم الأعمال يعنى المزيد من المال ، لذا فمن الحكمة لأصحاب الأعمال والموظفين على السواء تعلم مهارات إدارة الوقت ليتأتى لهم تحقيق الأهداف فى ضؤ الوقت المتاح.
أولى الخطوات على طرق إدارة الوقت هو إدراك عدم وجود وقت كافى لعمل كل شئ فى الحياة ؛ لذا فمن الضرورى التركيز على الأشياء الأكثر أهمية ،إذا فعلت ذلك فى كل من عملك وحياتك الشخصية ، فإنك ستنجز أكثر بحسن إدارة الوقت وإليك عدد من النصائح التى تمكنك من إدارة وقتك بفعالية:
ركز
صفى ذهنك وحاول الهدوء والتركيز فيما تقوم به متجاهلا أى شئ آخر، فالتوتر الزائد يجعل مهمتك تبدو أصعب مما هى عليه. يمكنك التحكم فى صفائك الذهنى بحيث لا تجعل الضغوط الخارجية تؤثرعليك. تفهم جيداً ما يجب عليك فعله وقم به فى هدوء وراحة وثقة.
حاول دائماً أن تتفوق على نفسك . ركز تفكيرك لإيجاد وسيلة أكثر كفاءة لأداء نفس المهمة المكلف بها. وبتحويلها للعبة ، فإنك تحول حتى أكثر المهام بساطه لإثارة ومرح.
فكر
تعامل مع مكان عملك كموقع للإنتاج ،وهيئ ذهنك للتفكير فى مكتبك كمكان لإنجازالمهام ، فكر باستمرار بهذه الطريقة ، وستجد نفسك أكثر إنتاجا كلما تواجدت هناك، واعمل على تخصيص مكان آخر للأعمال والأحداث والأنشطة الأقل أهمية. وأجعل مكان عملك حصريا للأنشطة الأكثر أهمية.
استخدم التقنية الحديثة فى تسجيل أفكارك.
سجل أفكارك
إن تسجيل الأفكار من الأدوات الفعالة لتنظيم الوقت ،فى إمكانك الاستعانة بمسجل ، أو احد برامج الصوت فى الكمبيوتر،أو من خلال تحرير الكلمات إلى صيغة ملائمة فهذه طريقة سهلة للتعبير عن أفكارك ، دون عناء محاولة الكتابة المنمقة. الكتابة لكثير من الناس عمل مضجر ، ولكن التحدث أسهل طالما أنه ليس أمام جمهور، وغالبا تكون الكتابة أكثر فاعلية إذا كانت بغرض الاتصال بين شخصين.
ابتعد عن المقاطعات
عندما تؤدى عملك ، فإن آخر ما تحتاجه هى التدخلات الغير ضرورية. يحدث أكبر إنجاز عند ازدياد حماسك واندماجك بالعمل كلما اقتربت نحو النتيجة الناجحة، فالمقاطعات يمكن أن تعيقك عن العمل ؛لذا لا تدعها تحدث.
استخدم وسائل عدم الإزعاج مثل وضع بعض العلامات على الباب أو من خلا ل علامات البريد الصوتى ؛وإن كنت مضطرا ابحث عن مكان بعيد للعمل حيث لا يجدك الآخرون ،أو غير أوقاتك لتكون فى قمة نشاطك حيث لا يكون وقت الذروة عند الآخرين.
ترفع عن الصغائر
تعلم أن تتجاهل المهام التى لا تؤدى لنتائج . فما أسهل أن تشغل نفسك بعمل أقل أهمية. إن كانت الخطوة غير هامة اليوم ، فلا تضيع وقتك بها ، كلما ابتعدت عن المهام الأقل إنتاجا، كلما كنت منتجا.
ضع مواعيد نهائية
فى إمكانك أن تضع مواعيد يومية سواء قبلتها أم لا ، فالمواعيد النهائية تزيد من معدل الإنتاج،وكلما اقتربنا من الموعد النهائى لإتمام العمل ، كلما بذلنا ما فى وسعنا لإنهائه، ضع سلسلة من المواعيد النهائية شهريا وأسبوعيا ويوميا،فكلما اقترب الموعد النهائى كلما بدأ العمل الحقيقى؛ فالمواعيد النهائية تعمل كقوة دفع هامة لزيادة إنتاجك.
اصنع قائمة بأولوياتك وكن مرنا عند التنفيذ.
أكتب قائمة مهامك
أكتب قائمة مهامك على صفحة واحدة كبيرة دون الاهتمام بالتسلسل المناسب ثم قم بتحليل 3 مجموعات مختلفة من المهام ( أ ، ب ، ج ) باستخدام أقلام التعليم الملونة. بمجرد تقسيمهم ، يمكنك إعادة ترتيبهم بالتسلسل الصحيح بسهولة فى مخططك اليومى، وبهذه الطريقة ستتعرف فى بداية العمل كل يوم على المهام الصعبة التى ستواجهك.
استفد من التكنولوجيا
أنشئ سجلات إلكترونية لواجباتك ومسئولياتك. إذا اعتمدت بشكل خاص على الكمبيوتر للتسجيل باستمرار ، فإنك عاجلاً أم أجلاً ستنهى حالة الإحباط التى يمكن أن تحطم كل شئ . وقد ينجح استعمال الكمبيوتر أو يفشل،وإذا كان كل ما تملكه مسجل فقط على الحاسوب دون امتلاك مرجع مكتوب عندها قد تواجه الإحباط الحقيقى؛ فاحرص على عمل مسودات على الورق لتكون مرجعا لك عند ضياع أى معلومات إلكترونية.
احتفظ بخطتك
الاحتفاظ بسجل مرئى لتقدمك فى إنجاز مشروعك يمكن أن يدفعك لإنجاز أكبر. استخدم خطتك كقائمة مراجعة واشطب كل مهمة يتم إنجازها. مما يساعدك على الاستمرار ويبقيك متحفزاً ويعطيك برهان مرئى لإنجازك.
كن مرنا
ليس من الضرورى البدء بتنفيذ أول نقطة فى خطتك. أحيانا يكون من الأفضل البدء بأى نقطة فى المشروع. محاولة التمسك بالبداية تطبيقا لما تعلمته ، قد يكون ذو نتيجة عكسية . فإن كانت البداية صعبة ، ابتعد عنها وانتقل مباشرة إلى ما يمكنك القيام به. اختر المهمة الأسهل ، وقم بها أولا . وبعدها يصبح إنجاز المهام التالية أسهل.
راقب نفسك
كن رقيباً على نفسك فى الأيام التى تحاول فيها التخلص من النقاط الهامة ، أحكم نفسك وعدل منهجك.إن أسهل وسيلة لتطويرالحافز الذاتى هى أن تحتفظ برؤية واضحة لهدفك طوال الوقت؛ فالهدف هو سبب فعل ما تفعله الآن.
